Embarque nacional completo (end-to-end)
Recorrido del ciclo de vida completo de un embarque nacional, desde su creación hasta el cobro y cierre, con los actores que intervienen en cada paso.
Cómo leer esta guía
Cada paso indica quién lo ejecuta y qué pasa en el sistema. Sigue el orden — los embarques van de un estado al siguiente sin saltos.
Fase 1 — Creación
Quién: Operador o Vendedor (con permiso embarques.create).
Capturar el embarque
El operador o vendedor abre Embarques → Nuevo embarque. Captura cliente, origen, destino, mercancía, peso, valor, moneda y razón social emisora.
Configurar impuestos y precio
Aplica IVA, retenciones (si el cliente las practica) y el precio pactado al cliente.
Guardar
El embarque queda en estado Pendiente con folio asignado automáticamente. Aparece en el dashboard del operador asignado al cliente.
Estado: Pendiente. Lo que hay: datos del embarque, sin proveedor ni operación iniciada.
Fase 2 — Asignación de proveedor
Quién: Operador.
Asignar proveedor
Desde el detalle del embarque, sección de proveedores, agrega al transportista. Captura tarifa, moneda, comisión y días de crédito.
Capturar paradas si aplica
Si hay paradas intermedias, agrégalas como stops.
Generar BOL y Carta de Instrucciones
Sigue Generar BOL y carta de instrucciones. Envía ambos al proveedor.
Estado: sigue en Pendiente. Lo que hay: proveedor confirmado y documentos operativos enviados.
Fase 3 — En tránsito
Quién: Operador (cambia estado), Customer Service (da seguimiento).
Iniciar operación
Cuando el proveedor levanta la carga, el operador cambia el estado a En tránsito desde el timeline del embarque.
Capturar tracking
El customer service o el operador capturan notas de tracking conforme avanza el viaje. Las notas son visibles para el cliente.
Atender retrasos
Si hay retrasos, el customer service avisa proactivamente al cliente y registra causa, responsable y nueva fecha estimada.
Estado: En tránsito. Lo que hay: carga en movimiento, comunicación documentada.
Fase 4 — Entregado
Quién: Operador (cambia estado), proveedor (sube POD).
Confirmar entrega
Al confirmar la entrega con el proveedor o el consignatario, el operador cambia el estado a Entregado y captura fecha_entrega_real.
Subir POD
El proveedor sube el POD digital desde su portal o lo envía por correo y el operador lo carga al embarque. Si el cliente exige POD físico, se inicia el flujo de seguimiento.
Estado: Entregado. Lo que hay: carga entregada con comprobante.
Fase 5 — Documentado
Quién: Operador.
Recibir factura del proveedor
El proveedor sube su CFDI desde su portal o lo envía por correo. El operador lo carga al embarque desde el detalle.
Recibir Carta Porte del proveedor
El XML CFDI con complemento Carta Porte del proveedor se sube al embarque. El sistema extrae datos automáticamente.
Si el proveedor no emite Carta Porte propia, el operador activa Carta Porte Propia y captura los datos manualmente.
Validar datos para facturar
El operador (o coordinador) revisa que los datos del cliente, mercancía y Carta Porte estén completos. Si hay solicitudes de modificación de costo o gastos adicionales pendientes, se aprueban en este punto.
Cambiar a Documentado
Cuando todo está completo, el operador avanza el estado a Documentado. El embarque queda en la cola de Finanzas.
Estado: Documentado. Lo que hay: todos los papeles listos para facturar al cliente.
Fase 6 — Facturado
Quién: Finanzas.
Abrir pre-factura
El equipo de Finanzas abre el embarque en estado Documentado y va a Pre-factura.
Revisar conceptos y Carta Porte
Verifica conceptos, impuestos, gastos adicionales aprobados y los 14 campos editables de Carta Porte.
Validar
El sistema valida contra el catálogo SAT antes de timbrar. Si detecta CP116, CP143, CP147, CP149, CP155, CP170, CP171 o CP172, bloquea con explicación.
Timbrar
Llamada a FacturAPI. Si pasa, se descarga PDF y XML. El embarque pasa a Facturado.
Enviar al cliente
Finanzas envía la factura al cliente por correo desde el detalle.
Estado: Facturado. Lo que hay: CFDI emitido, cliente recibió la factura.
Fase 7 — Pagado
Quién: Finanzas (al recibir el pago), Vendedor (da seguimiento a cobranza).
Aplicar el pago del cliente
Cuando tesorería confirma la transferencia, Finanzas aplica el pago en Cuentas por Cobrar siguiendo Registrar un pago.
Generar complemento si aplica
Si la factura es PPD, Finanzas genera el complemento de pago siguiendo Generar complemento de pago.
Embarque pasa a Pagado
Cuando el saldo de la factura llega a cero, el embarque pasa a estado Pagado.
Estado: Pagado. Lo que hay: dinero del cliente recibido y registrado en CFDI.
Fase 8 — Cierre del lado proveedor
Quién: Finanzas (paga al proveedor o coordina con factoraje).
Cumplir plazo
Al cumplirse los días de crédito pactados con el proveedor, Finanzas registra el pago.
Aplicar pago en CxP
Cuentas por Pagar → factura del proveedor → Registrar pago. Aplica retenciones si corresponden.
Generar comprobante
El sistema produce el PDF de comprobante de pago para el proveedor.
Empresa paga al proveedor
La empresa de factoraje paga al proveedor desde su portal externo. Estado de la operación pasa a pagado_proveedor.
Embarque paga a la empresa
Al cumplirse el plazo de crédito (típicamente 60 días), Finanzas paga a la empresa de factoraje. Estado pasa a pagado_tms.
Ciclo cerrado
Las tres partes (cliente, proveedor, factoraje) están conciliadas.
Métricas que mide cada fase
| Fase | Métrica clave |
|---|---|
| 1-2 Creación y asignación | Tiempo desde solicitud del cliente hasta embarque creado |
| 3-4 Tránsito y entrega | % entregas a tiempo |
| 5 Documentación | Tiempo entre Entregado y Documentado |
| 6 Facturación | Tiempo entre Documentado y Facturado; tasa de aceptación SAT |
| 7 Cobranza | DSO (días promedio de cobro) |
| 8 Pago al proveedor | % pagos en plazo |
Quién ve el embarque en cada fase
| Fase | Operador | Vendedor | CS | Finanzas | Coordinador |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 Creación | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| 2 Asignación | ✓ | — | — | — | ✓ |
| 3 Tránsito | ✓ | — | ✓ | — | ✓ |
| 4 Entregado | ✓ | — | ✓ | — | ✓ |
| 5 Documentado | ✓ | — | — | ✓ | ✓ |
| 6 Facturado | — | ✓ (cobranza) | — | ✓ | — |
| 7 Pagado | — | ✓ (comisión) | — | ✓ | — |
| 8 Cierre proveedor | — | — | — | ✓ | — |
Si algo se sale del flujo
En cualquier fase antes de Pagado, el embarque puede cancelarse con motivo. Si ya fue facturado, se cancela también la factura siguiendo Cancelar una factura.
Customer Service captura motivo y comunica al cliente. El embarque sigue su flujo pero queda marcado con tiene_retraso.
Sigue Errores de timbrado SAT. El embarque vuelve a editarse, se corrige y se reintenta.
Antes de cobrar: ajusta antes de timbrar. Después de cobrar parte: emite nota de crédito para reducir el saldo. Después de cobrar todo: complejo — coordina con el cliente y considera reembolso si procede.
Siguiente paso
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