Generar BOL y Carta de Instrucciones
Cómo generar el Bill of Lading y la Carta de Instrucciones de un embarque, dos documentos esenciales que se entregan al proveedor antes de iniciar la operación.
Diferencia entre BOL y Carta de Instrucciones
Bill of Lading (BOL)
Documento de transporte formal con número único, código QR, versión y firma HMAC. Se le entrega al chofer/proveedor para que lo presente al cargar.
Carta de Instrucciones
Documento operativo que detalla las instrucciones específicas del embarque (contactos, horarios, requisitos especiales). Acompaña al BOL.
Generar Bill of Lading
Antes de empezar
El embarque debe tener al menos:
- Cliente, proveedor, origen y destino capturados.
- Mercancía con descripción y peso.
- Unidad y chofer asignados (si ya se conocen).
Necesitas el permiso embarques.subirDocumentos o ser el operador asignado.
Pasos
Abre el embarque
Desde el listado de embarques, abre el detalle del embarque para el que vas a generar BOL.
Pulsa Generar BOL
En la barra de acciones del detalle, haz clic en Generar BOL.
Revisa los datos
El sistema autocompleta el BOL con los datos del embarque. Puedes sobrescribir campos específicos si necesitas (por ejemplo, ajustar el contacto en destino).
Confirma
Al confirmar, el sistema:
- Genera un número de BOL único.
- Crea un PDF con código QR para verificación.
- Guarda la versión 1 del documento.
- Devuelve el PDF para descarga inmediata.
Envía al proveedor
Desde el detalle del BOL, pulsa Enviar al proveedor. El job EnviarBOLProveedorJob envía el PDF por correo al transportista.
Versionado del BOL
Si después de generar el BOL hay un cambio relevante (cambia el chofer, el vehículo, la fecha o el monto), el sistema permite crear una nueva versión sin perder la anterior.
Abre el BOL existente
Desde el detalle del embarque, abre el BOL vigente.
Pulsa Nueva versión
El sistema pide capturar motivo del cambio y los datos a actualizar.
Confirma
Se genera un PDF nuevo (v2, v3, etc.) y se conserva el histórico de versiones para trazabilidad.
Verificación con código QR
El PDF del BOL incluye un QR que enlaza a una URL pública de verificación firmada con HMAC. Cualquiera con el QR puede confirmar que el BOL es auténtico, ver su versión vigente y descargarlo. Los enlaces tienen expiración para prevenir abuso.
Generar Carta de Instrucciones
Cuándo usarla
Cuando el proveedor necesita instrucciones específicas que no caben en el BOL: contactos en origen y destino, horarios de carga/descarga, requisitos de equipo, observaciones del cliente.
Pasos
Abre el embarque
Ve al detalle del embarque desde el listado.
Pulsa Carta de Instrucciones
En la barra de acciones, haz clic en Carta de Instrucciones. Si el embarque tiene varios proveedores, elige el proveedor para el que generas la carta.
Descarga el PDF
El sistema genera el PDF al instante con los datos del embarque y los del proveedor seleccionado. Se descarga directamente.
Qué incluye el PDF
Folio, fechas comprometidas, descripción de mercancía, peso, valor declarado, referencia del cliente y orden de compra cuando aplica.
Direcciones completas, contactos en cada punto y notas de tracking si las hay.
Si están capturados, sus datos aparecen separados de los del cliente. Útil cuando quien manda y quien recibe son entidades distintas.
Razón social del proveedor, RFC, CAAT y permiso SCT. Si hay varios proveedores en el embarque, solo aparecen los datos del seleccionado.
Si están asignados, placas de la unidad, datos del chofer y licencia.
Si el embarque tiene paradas intermedias, cada una se lista con su ubicación, fecha estimada y proveedor responsable de ese tramo.
Para embarques internacionales: agente aduanal, pedimento, aduana de cruce.
Multi-proveedor
Cuando un embarque tiene varios proveedores (por ejemplo, uno hace el tramo nacional y otro el internacional), genera una carta separada para cada uno. El sistema admite generar la carta apuntando a un embarque_proveedor_id específico, lo que permite diferenciar cuando el mismo proveedor participa en varios tramos.
Errores frecuentes
El embarque puede tener datos faltantes mínimos (cliente, origen, destino, mercancía). Completa lo faltante en el detalle del embarque y reintenta.
El sistema sanitiza UTF-8 al generar el PDF. Si aún así ves caracteres extraños, suele ser por copiar-pegar texto desde Word o correos. Reescribe el campo afectado y vuelve a generar.
Solo está disponible cuando el embarque tiene al menos un proveedor asignado.
Después de entregar al proveedor
Cambia el estado
Cuando el proveedor inicie la carga, marca el embarque como En tránsito desde el timeline.
Captura tracking
Agrega notas de tracking en el detalle del embarque conforme avanza la operación.
Solicita POD físico
Si el cliente exige el POD original, márcalo como solicitado para iniciar el flujo.
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