Tutorial completo - Finanzas
Día a día del rol Finanzas. Facturación, cobranza, complementos de pago, cuentas por pagar y cierre de mes.
Para quién es esta guía
Para el rol Finanzas: el equipo que convierte la operación entregada en dinero. Factura a clientes, cobra, paga a proveedores y cierra el ciclo financiero de cada embarque.
Lo que tienes a tu cargo
Facturación
Emitir CFDI con Carta Porte 3.1, notas de crédito, cancelaciones.
Cuentas por Cobrar
Aplicar pagos, generar complementos, dar seguimiento al aging.
Cuentas por Pagar
Pagar a proveedores con sus retenciones y comprobantes.
Reportes financieros
Cobranza mensual, cartera, facturación diaria, utilidades, comisiones.
Permisos que tienes
| Permiso | Para qué |
|---|---|
facturas.create / cancel / download / viewXML / reenviar / consultarSAT / notaCredito | Ciclo completo de facturación |
facturacion.send | Enviar facturas al cliente por correo |
cxc.view / registrarPago / editarPago / eliminarPago / viewReportes / exportar | Cobranza |
cxp.view / registrarPago / viewReportes / exportar | Cuentas por pagar |
complementos.view / create / cancel | Complementos de pago |
embarques.view-all / view-precios | Ver todos los embarques con márgenes |
Tu rutina diaria
Revisa el dashboard general
Como tienes acceso a todo, ves:
- Total de embarques activos.
- Facturas emitidas hoy.
- Pagos recibidos hoy.
Atiende reporte 'Pendientes por Facturar'
Embarques en estado Documentado que esperan ser facturados. Es tu trabajo principal del día.
Aplica pagos del día
Conforme tesorería confirma transferencias recibidas, aplica los pagos a las facturas correspondientes.
Genera complementos pendientes
Los pagos a facturas PPD requieren complemento. Si los aplicaste sin generar complemento, hazlo en cuanto puedas.
Revisa cancelaciones en proceso
Cancelaciones pendientes de aceptación SAT. El sistema consulta automáticamente, pero conviene verificar.
Atiende cuentas por pagar
Procesa pagos a proveedores cuyas facturas estén autorizadas y dentro de su plazo.
Tareas frecuentes
Facturación
Sigue Timbrar factura con Carta Porte. Resumen:
- Abre el embarque, ve a Pre-factura.
- Revisa conceptos, Carta Porte, impuestos.
- Valida (el sistema lo hace automático).
- Timbra. Se descargan PDF y XML.
- Envía al cliente.
Cuando el cliente devuelve parte del monto o se requiere ajuste:
- Abre la factura emitida en Cuentas por Cobrar.
- Pulsa Generar nota de crédito.
- Captura monto y motivo. Se emite CFDI tipo "E" referenciando la factura.
- El saldo de la factura se reduce proporcionalmente.
Sigue Cancelar una factura.
Importante: si la factura tiene complementos de pago timbrados, cancela primero los complementos. El sistema valida la dependencia.
Cuentas por Cobrar → detalle de factura → Reenviar. Útil cuando el cliente reporta que no la recibió.
Sigue Errores de timbrado SAT. El sistema traduce CP116, CP143, CP147, CP149, CP155, CP170, CP171, CP172.
Cobranza
Sigue Registrar un pago. Cuidados:
- Moneda: si difiere de la factura, captura el tipo de cambio aplicable.
- Retenciones: el sistema descuenta automáticamente según las tasas configuradas en el embarque.
- Forma de pago: del catálogo SAT (transferencia, cheque, efectivo, tarjeta, etc.).
Cuando el cliente paga varias facturas con una sola transferencia. El sistema distribuye FIFO (cubre primero las más antiguas).
Sigue Generar complemento de pago. Para facturas PPD, es obligatorio cada vez que recibes un abono.
Reportes → Facturas Vencidas. Filtra por aging y por cliente. Coordina con el vendedor del cliente para cobranza activa.
Reportes → Estado de Cuenta del Cliente. Genera el PDF y envíaselo al cliente para conciliación.
Cuentas por Pagar
El proveedor sube su XML al embarque desde el portal de proveedores. Aparece automáticamente en Cuentas por Pagar lista para pagar.
Si el proveedor no usa portal, súbelo tú desde el detalle del embarque.
Cuentas por Pagar → detalle de factura recibida → Registrar pago.
- Monto: el sistema sugiere el saldo con retenciones descontadas.
- Retenciones: ajusta si el caso lo requiere.
- Forma de pago, cuenta bancaria, referencia.
Al guardar, se genera el comprobante de pago en PDF para el proveedor.
Para facturas marcadas como factoraje, el flujo no lo manejas directamente: la empresa de factoraje paga al proveedor desde su portal externo. Tú pagarás a la empresa de factoraje cuando se cumpla el plazo de crédito de Embarque.
Cierre de mes
Procesos al cerrar mes que conviene tener listos.
Verifica facturación del mes
Reportes → Facturación Diaria. Compara con tu proyección o las metas del mes.
Verifica cobranza del mes
Reportes → Cobranza Mensual. Revisa por cliente y moneda.
Genera complementos pendientes en lote
Pide al administrador correr complementos:generar-automaticos. Genera complementos para pagos PPD que aún no los tengan.
Cierra cuentas por pagar
Procesa los pagos a proveedores que ya tengan plazo cumplido. Reportes → CxP exportable a Excel.
Reportes finales
Genera para revisión:
- Cartera de Clientes (estado del aging).
- Consolidado Mensual (resumen ejecutivo).
- Utilidades (margen por embarque).
- Comisiones de Vendedores (para liquidación interna).
Concilia retenciones del mes
Si tu organización lo requiere, exporta retenciones emitidas y recibidas para la declaración del mes.
Coordinación con otros equipos
| Con quién | De qué hablan |
|---|---|
| Operador | Embarques listos para facturar; problemas con factura del proveedor |
| Coordinador Operativo | Aprobaciones de costo y gastos que afectan facturación |
| Vendedor | Cobranza vencida de sus clientes |
| Customer Service | Reenvíos de factura, conciliaciones, dudas del cliente |
| Administrador | Configuración de razones sociales, credenciales SAT, bitácoras |
Errores comunes
Pago aplicado en factura PPD sin complemento = problema fiscal. Genera el complemento en el momento o usa el comando en lote para alcanzar pendientes.
El sistema lo bloquea. Cancela primero el complemento.
Si el cliente pagó en USD una factura en MXN, captura el tipo de cambio del día del pago (no el de la factura).
Si el proveedor es persona física sin actividad empresarial o tiene régimen especial, las retenciones de ISR son distintas. Verifica antes de pagar.
Cancelaciones pendientes de aceptación pueden quedar abiertas. Revisa el listado periódicamente o confía en el comando programado de verificación.
Métricas que te miden
| Métrica | Reporte |
|---|---|
| Días desde Documentado hasta Facturado | Pendientes por Facturar |
| % de facturas enviadas el mismo día de timbrado | Facturas Sin Enviar |
| DSO (días promedio de cobro) | Cartera de Clientes / Cobranza Mensual |
| % de complementos generados a tiempo | Listado de complementos |
| % de pagos a proveedor en plazo | CxP exportable |
Siguiente paso
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