Tutorial completo - Coordinador Operativo
Día a día del Coordinador Operativo. Hace todo lo del Operador, más aprobación de modificaciones de costo, gastos adicionales y supervisión del equipo operativo.
Para quién es esta guía
Para el rol Coordinador Operativo: el supervisor del equipo de operadores. Captura sus propios embarques cuando hace falta, y autoriza las decisiones que el operador no puede tomar solo.
El Coordinador Operativo es un Operador con superpoderes. Si aún no leíste el Tutorial de Operador, comienza ahí — esta guía solo cubre lo adicional.
Lo que tienes además del operador
Aprobar modificaciones de costo
Permiso embarques.aprobarCostos. Eres el filtro entre lo que el proveedor pide y lo que se aplica.
Aprobar gastos adicionales
Permiso embarques.aprobarGastos. Maniobras, almacenaje, demoras y otros conceptos extra.
Ver todos los embarques
Permiso embarques.view-all. No estás limitado a clientes asignados.
Asignar operadores a clientes
Permiso clientes.asignarOperador. Distribuyes la carga del equipo.
Tu rutina diaria
Revisa la bandeja de aprobaciones
Tu primera parada del día son las dos bandejas:
- Configuración → Modificaciones de Costo Pendientes
- Configuración → Gastos Adicionales Pendientes
Resuelve lo que esté pendiente antes de que se acumule.
Atiende notificaciones
Las solicitudes nuevas llegan al centro de notificaciones. Filtra por tipo "Modificación de costo pendiente" o "Gasto adicional pendiente".
Supervisa el dashboard operativo
Como ves todos los embarques, tu dashboard muestra el panorama completo: pendientes por documentar, próximas entregas, retrasos.
Distribuye trabajo
Si un operador está saturado o un cliente nuevo necesita asignación, redistribuye desde Catálogo → Clientes → Asignar operador.
Cubre la operación cuando hace falta
Si un operador está fuera, capturas y atiendes embarques tú mismo, igual que un operador.
Aprobar modificaciones de costo
El sistema te impide aprobar tu propia solicitud, aunque tengas el permiso. Si tú la capturaste, otra persona con el permiso debe revisarla.
Sigue Aprobar costos y gastos. Resumen del flujo:
Abre la bandeja
Configuración → Modificaciones de Costo Pendientes.
Revisa cada solicitud
Embarque, solicitante, tipo (precio, moneda o ambos), valor anterior y nuevo.
Decide y comenta
Aprueba si la solicitud es válida y los datos cuadran. Rechaza con comentario claro si hay un problema.
El sistema aplica
Al aprobar, el costo se actualiza automáticamente y se registra en el historial del embarque.
Criterios para aprobar o rechazar
- El cambio tiene soporte (correo del proveedor, comprobante de un imprevisto).
- El nuevo costo está dentro del rango razonable para la ruta y la mercancía.
- El operador agregó comentario explicando el motivo.
- El margen del embarque sigue siendo aceptable después del cambio.
- Falta soporte documental.
- El nuevo costo está muy por encima del estándar de la ruta.
- El comentario es genérico ("ajuste solicitado") sin detalle.
- El cambio dejaría el embarque con margen negativo sin justificación.
- Es un cambio que debería discutirse comercialmente antes (ej. el cliente debería absorberlo).
Aprobar gastos adicionales
Mismo flujo, pero para conceptos como maniobras, almacenaje, demoras.
Tipos comunes de gastos
| Concepto | Cuándo aplica |
|---|---|
| Maniobras | Carga/descarga manual no incluida en tarifa |
| Almacenaje | Proveedor o tercero almacena por demora |
| Demora | Tiempo de espera del transportista |
| Falso flete | Viaje cancelado por el cliente con costo |
| Estancia | Tiempo extra del vehículo en aduana o en cliente |
| Combustible extra | Desvíos no previstos |
Cuidados específicos al aprobar gastos
Verifica si el gasto se traslada al cliente o lo absorbe Embarque. Si se traslada, asegúrate de que el cliente lo haya autorizado por escrito. Si lo absorbe Embarque, verifica que el margen sigue positivo.
Algunos conceptos chicos pueden tener auto-aprobación si tu organización lo configuró. Para los demás, tu firma es obligatoria.
Para gastos sobre cierto monto, exige que el operador adjunte el comprobante (recibo, ticket) antes de aprobar.
Asignar operadores a clientes
Cuando un cliente nuevo entra al catálogo o cambias la distribución de trabajo:
Abre el cliente
Catálogo → Clientes → abre el cliente objetivo.
Asigna operador
En la sección de asignaciones, agrega al operador (o varios). El sistema mantiene el historial de asignaciones.
El operador ve el cliente
Desde ese momento, el operador asignado ve los embarques de ese cliente en su dashboard y puede crearle embarques nuevos.
Coordinación con otros equipos
| Con quién | De qué hablan |
|---|---|
| Vendedor | Capacidad operativa para tomar nuevos clientes; rentabilidad de las cuentas que trae |
| Customer Service | Quejas del cliente, retrasos, comunicación |
| Finanzas | Embarques listos para facturar; problemas de cobro que afectan a operación |
| Administrador | Permisos del equipo, cambios de configuración |
Métricas que vigilas
| Métrica | Para qué |
|---|---|
| Tiempo promedio de aprobación de costos | Que no se acumulen pendientes que paralicen embarques |
| % de gastos rechazados | Detectar si el equipo está pidiendo lo que no procede |
| Embarques sin documentar > 3 días | Cuello de botella entre operación y facturación |
| Embarques retrasados | Para coordinar con Customer Service y proveedores |
Errores comunes
Genera ruido financiero después: márgenes negativos, ajustes contables, discusiones con el cliente.
El operador no sabe qué corregir y vuelve a enviar lo mismo. Sé específico al rechazar.
Las solicitudes acumuladas frenan facturación y operación. Revisa la bandeja todos los días.
Siguiente paso
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