Tutorial completo - Operador
Día a día del Operador en Embarque. Captura embarques, asigna proveedor, da seguimiento, sube documentos y prepara para facturar.
Para quién es esta guía
Para el rol Operador: el equipo que recibe pedidos del cliente, captura los embarques, los acompaña en operación y los entrega documentados al equipo de Finanzas para facturar.
Tus responsabilidades
Capturar embarques
Dar de alta nuevas órdenes de transporte con todos sus datos.
Asignar proveedor
Seleccionar al transportista, capturar tarifa y comisión.
Dar seguimiento
Cambiar estados, capturar notas de tracking, atender retrasos.
Documentar
Subir POD, factura y Carta Porte del proveedor para preparar la facturación.
Permisos que tienes
| Permiso | Para qué |
|---|---|
embarques.create / edit / viewOwn | CRUD de embarques propios |
embarques.updateStatus | Cambiar estado del embarque |
embarques.subirDocumentos | Cargar POD, facturas y XML del proveedor |
clientes.view | Ver clientes asignados a tus operadores |
proveedores.view | Ver el catálogo de proveedores |
documentos.subirPOD / subirFacturaProveedor / subirCartaPorteProveedor | Subir cada tipo de documento |
Por defecto solo ves los embarques de los clientes a los que estás asignado como operador. Si necesitas ver todos, pide al administrador el permiso embarques.view-all.
Tu rutina diaria
Revisa tu dashboard
Al entrar, mira:
- Embarques activos: cuántos tienes en curso.
- Embarques del día: con recolección programada hoy.
- Próximas entregas: comprometidas en los siguientes 3 días.
- Pendientes de documentar: ya entregados pero sin POD o Carta Porte.
Atiende lo más urgente
Revisa el centro de notificaciones. Suele tener avisos de:
- Embarques retrasados.
- PODs físicos recibidos.
- Documentos subidos por el proveedor.
Captura embarques nuevos
Si tu vendedor o customer service te pasó solicitudes nuevas, captúralas como embarques.
Da seguimiento
Llama al proveedor o consulta su portal para confirmar avances. Captura notas de tracking visibles para el cliente.
Documenta lo entregado
Sube los PODs y XMLs que llegaron del proveedor durante el día.
Cambia estados
Avanza los embarques en el ciclo de vida: a En tránsito cuando inician, a Entregado al confirmar entrega, a Documentado cuando ya tienes todos los papeles.
Tareas frecuentes
Sigue Crear un embarque. Cubre todos los campos obligatorios y opcionales paso a paso.
Cuidado con:
- Capturar la moneda correcta. No es lo mismo MXN que USD.
- Seleccionar la razón social emisora correcta si tu organización maneja varias.
- Marcar internacional solo cuando realmente cruza aduana.
En el detalle del embarque, en la sección de proveedores, pulsa Agregar proveedor.
Captura: tarifa, moneda, comisión negociada, días de crédito y si el pago va vía factoraje.
Un embarque admite varios proveedores (ej. uno hace el tramo nacional, otro el internacional). Cada uno se registra por separado.
Si el embarque tiene paradas (recolectar en varios puntos, entregar en varios destinos), agrégalas como stops con su ubicación y fecha estimada.
Antes de que el proveedor cargue, genera y envíale los documentos. Sigue Generar BOL y carta de instrucciones.
Cuando el proveedor entrega, te llega el POD por correo o por el portal del proveedor. Súbelo al detalle del embarque en la sección Documentos → POD.
Si el cliente exige POD físico, marca el embarque como POD físico solicitado y sigue el flujo en tracking.
El XML CFDI con complemento Carta Porte del proveedor se sube al embarque. El sistema extrae los datos clave automáticamente.
Si el proveedor no emite la Carta Porte (o su XML viene incompleto), activa Carta Porte Propia en el embarque y captura los datos manualmente.
Cuando el proveedor te factura, sube su XML al embarque. La factura recibida queda en Cuentas por Pagar lista para que Finanzas la pague.
Si después de pactar tarifa el proveedor pide ajustar, abre el embarque, ve a la sección Costos y pulsa Solicitar modificación de costo.
Captura motivo y nuevo costo. La solicitud se enruta al Coordinador Operativo o Administrador para autorización. Tú no puedes aprobar tu propia solicitud.
Maniobras, almacenaje, demoras, falsos fletes. Captúralos desde el detalle del embarque. Necesitan aprobación antes de incluirse en la factura al cliente.
Si vas a hacer un embarque casi idéntico a uno anterior (mismo cliente, ruta similar), abre el embarque base y pulsa Clonar. Pide confirmación para evitar duplicados accidentales.
Cuándo escalas y a quién
| Situación | A quién escalas |
|---|---|
| Modificación de costo solicitada | Coordinador Operativo o Administrador (aprueba) |
| Gasto adicional > tope | Coordinador Operativo o Finanzas |
| Cliente reclama por retraso | Customer Service |
| Problema con la factura del proveedor | Finanzas |
| Error de timbrado tras facturar | Equipo de Finanzas (ellos cancelan/reemiten) |
| Falla del portal del proveedor | Administrador |
Errores comunes y cómo evitarlos
Genera errores CP116, CP170, CP172 al timbrar. Verifica el tipo de servicio antes de guardar.
Genera error CP149. El peso total debe ser exactamente la suma de pesos individuales.
Si entregas un embarque sin POD, no se puede facturar. Aparece en el reporte Pendientes por Documentar.
Cambiar el cliente después de timbrado obliga a cancelar y reemitir. Verifica antes de guardar.
Sin tarifa no se calcula margen ni comisión. El sistema lo permite pero deja huecos en reportes financieros.
Métricas que te miden
| Métrica | Cómo se calcula | Reporte |
|---|---|---|
| Embarques entregados a tiempo | Embarques con fecha_entrega_real ≤ fecha_entrega_comprometida | Tu dashboard |
| Embarques documentados a tiempo | Tiempo entre Entregado y Documentado | Pendientes por Documentar |
| Embarques sin retrasos | Embarques sin tiene_retraso marcado | Tu dashboard |
Siguiente paso
Cuando todo está documentado, el equipo de Finanzas factura. Si quieres entender ese flujo, lee:
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