Alta de proveedor nuevo (onboarding completo)
Flujo completo desde la captura del proveedor en el catálogo hasta su primera operación, incluyendo choferes, unidades, activación del portal externo y configuración de factoraje.
Cuándo usar esta guía
Cuando un nuevo proveedor de transporte se incorpora al ecosistema de Embarque. Esta guía cubre la captura completa, sus subcatálogos, y la primera operación.
Quiénes participan
Pricing
Captura el proveedor y sus subcatálogos (choferes, unidades).
Administrador
Activa el portal externo del proveedor.
Operador
Asigna al proveedor en el primer embarque y opera el flujo.
Finanzas
Recibe la primera factura del proveedor y procesa el primer pago.
Documentos que necesitas del proveedor
Antes de capturar nada:
| Documento | Para qué |
|---|---|
| Constancia de Situación Fiscal SAT | Verificar RFC y régimen fiscal |
| Permiso SCT | Si es autotransportista de carga |
| Carta de aseguradora con póliza ambiental | Para Carta Porte y trazabilidad |
| Acta constitutiva o identificación | Validación legal |
| CAAT (Código Alfa-Numérico de Autotransporte) | Identificador SCT obligatorio en Carta Porte |
| Datos bancarios | Para pagos |
| Contrato firmado | Términos comerciales |
Fase 1 — Captura del proveedor
Quién: Pricing o Administrador.
Crea el proveedor
Catálogo → Proveedores → Nuevo proveedor. Captura:
- Razón social y nombre comercial.
- RFC, régimen fiscal, tipo de persona (física o moral).
- CAAT y número de permiso SCT si es autotransportista.
- Marca es_autotransportista = true si aplica.
- Datos de contacto: email general, email de operaciones.
- Dirección fiscal completa.
Captura datos de seguro
- Aseguradora ambiental (nombre).
- Número de póliza.
- Vigencia de la póliza.
Estos datos se reflejan en la Carta Porte cuando el proveedor opera embarques.
Configura retenciones
Marca aplicar_retencion_isr si Embarque debe retenerle ISR al pagarle.
El régimen del proveedor (persona física vs. moral, actividad empresarial vs. honorarios) determina las tasas correctas.
Sube documentos del proveedor
En la sección Documentos del proveedor, sube:
- Constancia fiscal.
- Permiso SCT.
- Póliza de seguro vigente.
- Acta constitutiva.
- Opinión de cumplimiento del SAT.
Los archivos quedan asociados al proveedor para consultas y auditorías.
Fase 2 — Captura de unidades
Quién: Pricing o Operador.
Crea cada unidad del proveedor
Desde el detalle del proveedor, sección Unidades, agrega cada vehículo:
- Tipo de unidad (del catálogo SAT
c_ConfigVehicular). - Número económico interno.
- Placas.
- Marca, modelo, año.
- Capacidad en kg y m³.
- Peso bruto vehicular.
- Configuración vehicular SAT.
- Número de serie, color.
Asocia documentos de la unidad
Tarjeta de circulación, póliza individual si aplica, fotos. Carga lo necesario para auditoría.
Si el proveedor opera con flota grande, captura solo las unidades que más usarán para Embarque. Las puedes agregar conforme se necesiten.
Fase 3 — Captura de choferes
Quién: Pricing.
Crea cada chofer
Desde el detalle del proveedor, sección Choferes, agrega:
- Nombres, apellidos paterno y materno.
- RFC, CURP, NSS.
- Fecha de nacimiento.
- Teléfono celular, email.
- Foto.
- Número de licencia y vigencia.
Verifica vigencia de licencia
Las licencias federales tienen vigencia. Configura un seguimiento para renovaciones.
Fase 4 — Activar portal externo
Quién: Administrador.
Si el proveedor va a operar regularmente, activa su acceso al portal para que pueda subir PODs, ver embarques y consultar pagos.
Captura email del portal
En el detalle del proveedor, sección Portal, captura email_portal (puede ser distinto al email general).
Activa el portal
Marca portal_activo = true o ejecuta:
php artisan portal:habilitar-proveedor {proveedor_id}
El proveedor recibe credenciales
El sistema envía un correo al email_portal con la URL /portal/proveedores/login y la contraseña inicial.
Verifica primer acceso
Pídele al proveedor que pruebe el portal y cambie su contraseña en el primer acceso. El sistema rastrea ultimo_acceso_portal.
Detalle del portal de proveedores →
Fase 5 — Configurar factoraje (si aplica)
Quién: Pricing o Administrador.
Si el proveedor pactó cobrar vía empresa de factoraje:
Asegúrate de que la empresa de factoraje exista
Configuración → Empresas de Factoraje. Si no está, captúrala con sus datos fiscales, comisiones y días de crédito.
Captura override de comisiones
Si negociaste con este proveedor comisiones distintas a las default de la empresa, captúralas en el detalle del proveedor para esta empresa de factoraje específica.
Define días de crédito
- Días de crédito al proveedor (default 5).
- Días de crédito a Embarque desde la empresa de factoraje (default 60).
Fase 6 — Primera operación
Quién: Operador.
Asigna el proveedor a un embarque
En el detalle del embarque, agrega al proveedor recién dado de alta. Captura tarifa, comisión y, si aplica, marca pagar con factoraje.
Selecciona unidad y chofer
Si ya conoces qué unidad y chofer cubrirán el viaje, selecciónalos del catálogo del proveedor. Si no, déjalo en blanco — se llena después.
Genera Carta de Instrucciones
Sigue Generar BOL y carta de instrucciones. Envíala al proveedor por correo o desde el portal.
Fase 7 — Primera factura recibida
Quién: El proveedor (sube su factura) y Operador o Finanzas (la recibe).
El proveedor sube su CFDI
Desde su portal externo, el proveedor sube el XML de la factura que emitió a Embarque. El sistema extrae UUID, monto, fecha y método de pago.
Verifica datos extraídos
El operador o Finanzas verifica:
- RFC del emisor coincide con el proveedor.
- Monto coincide con el costo pactado (o las diferencias están justificadas como gastos adicionales).
- Método de pago (PUE o PPD) es el esperado.
La factura aparece en CxP
Automáticamente se crea la factura recibida en Cuentas por Pagar, lista para pagarse cuando se cumpla el plazo.
Fase 8 — Primer pago al proveedor
Quién: Finanzas.
Cumplir plazo de crédito
Al llegar la fecha pactada, Finanzas procesa el pago.
Registrar pago en CxP
Cuentas por Pagar → factura recibida → Registrar pago. Aplica retenciones según el régimen del proveedor.
Generar comprobante
El sistema produce el PDF de comprobante de pago para el proveedor.
Empresa de factoraje paga al proveedor
Desde el portal externo, la empresa de factoraje registra el pago al proveedor. Estado de la operación pasa a pagado_proveedor.
Embarque paga a la empresa
Al cumplirse el plazo de crédito hacia la empresa, Finanzas procesa el pago.
Checklist final del onboarding del proveedor
- Constancia de Situación Fiscal recibida y cargada.
- CAAT y permiso SCT capturados (si autotransportista).
- Datos de aseguradora y póliza al día.
- Retenciones configuradas según régimen.
- Al menos una unidad capturada.
- Al menos un chofer capturado con licencia vigente.
- Documentos de unidad y chofer cargados.
- Portal externo activo.
- Proveedor accedió al menos una vez al portal y cambió contraseña.
- Primera operación entregada con POD subido.
- Primera factura recibida cargada y validada.
- Primer pago procesado.
- Empresa de factoraje existe en el sistema.
- Override de comisiones configurado.
- Primera operación de factoraje completada exitosamente.
Errores comunes
Sin estos datos, las Carta Porte que el proveedor opere quedan incompletas. Capturarlos al alta evita problemas a futuro.
Si el email del portal está mal capturado, el proveedor nunca recibe credenciales. Verifica antes de activar.
Para Carta Porte se requiere RFC y licencia. Sin foto el operador no puede identificarlo en el portal. Captura completo desde el alta.
Si la póliza del proveedor venció y operó un embarque, hay riesgo legal y fiscal. Configura recordatorios de vencimientos.
El régimen del proveedor importa: persona física con actividad empresarial, persona física honorarios, persona moral, RIF, etc. Cada uno tiene tasa de retención distinta.
Siguiente paso
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