Alta de cliente nuevo (onboarding completo)
Flujo completo desde la captura del cliente hasta su primer embarque facturado y pagado, incluyendo asignaciones internas y configuración de retenciones.
Cuándo usar esta guía
Cuando un nuevo cliente firma o confirma su primera operación. Esta guía cubre el onboarding completo, no solo el alta en catálogo.
Quiénes participan
Vendedor
Captura los datos comerciales y crea el primer embarque.
Gerente Comercial / Admin
Asigna customer service y operador al cliente.
Customer Service
Acompaña al cliente desde el primer embarque.
Finanzas
Recibe el embarque listo y emite la primera factura.
Fase 1 — Captura del cliente
Quién: Vendedor (o Administrador).
Recibe los datos fiscales del cliente
Antes de capturar nada, asegúrate de tener:
- Constancia de Situación Fiscal del SAT (PDF emitido por el cliente).
- Confirmación de régimen fiscal y tipo de persona (física o moral).
- Si retiene IVA o ISR, los porcentajes.
- Datos de contacto comercial, de facturación y de cobranza (idealmente con correos diferenciados).
Crea el cliente
Catálogo → Clientes → Nuevo cliente. Captura:
- Razón social y nombre comercial.
- RFC, régimen fiscal, tipo de persona.
- Dirección fiscal completa: calle, número, colonia, CP, ciudad, estado, país.
- Email general, email de facturación, email de cobranza.
- Contacto comercial: nombre y teléfono.
Si el cliente es extranjero, marca es_extranjero = true, captura su número de registro tributario y país de residencia. Usa el RFC genérico XEXX010101000.
Configura retenciones
Si el cliente retiene impuestos:
- Marca aplica_retencion_isr y captura el porcentaje.
- Marca aplica_retencion_iva y captura el porcentaje.
Estas tasas se aplicarán automáticamente al timbrar facturas para este cliente.
Guarda
El cliente queda en el catálogo. Aparece en buscador global y en el selector de embarques.
Fase 2 — Asignaciones internas
Quién: Gerente Comercial o Administrador.
Asigna vendedor
En el detalle del cliente, agrega al vendedor titular. Este verá el cliente y los embarques en su dashboard, y recibirá comisiones cuando las facturas se cobren.
Asigna customer service
Agrega al customer service que dará seguimiento posventa. Verá los embarques del cliente en su dashboard.
Asigna operador
Agrega al operador que capturará y acompañará operativamente los embarques del cliente.
Un cliente puede tener varios operadores (por ejemplo, uno principal y uno de respaldo).
Las asignaciones quedan en historial_asignacion_operadores para auditoría. Cada cambio queda registrado.
Fase 3 — Documentos requeridos
Quién: Vendedor o Administrador.
Si el cliente exige documentos específicos para operar (orden de compra firmada, contrato, formato de remisión propio, etc.):
Configura documentos requeridos
En el detalle del cliente, sección Documentos requeridos, agrega los tipos de documento que el cliente exige.
Carga los documentos del cliente
En la sección Documentos del cliente, sube los archivos correspondientes (constancia fiscal, contrato firmado, etc.). Quedan asociados al cliente para consulta posterior.
Fase 4 — Captura del primer embarque
Quién: Vendedor u Operador asignado.
Crea el embarque
Sigue Crear un embarque. En el selector de cliente aparecerá el cliente recién dado de alta.
Selecciona razón social emisora
Si tu organización maneja varias razones sociales, elige la correspondiente. Esto define qué credenciales SAT se usarán al timbrar.
Configura impuestos
El sistema sugiere las tasas de retención del cliente capturadas en el alta. Verifica que sean correctas para este embarque específico.
Asigna proveedor y guarda
Igual que cualquier embarque normal. El embarque queda en Pendiente.
Fase 5 — Operación y entrega
Quién: Operador y Customer Service.
Genera y envía documentos al proveedor
BOL y Carta de Instrucciones. Sigue Generar BOL y carta de instrucciones.
Cubre el ciclo operativo
Cambio de estados (En tránsito → Entregado), tracking, atención de retrasos. Sigue Embarque nacional completo.
Documenta
POD, factura del proveedor, Carta Porte del proveedor. Embarque pasa a Documentado cuando todo está listo.
Fase 6 — Primera factura
Quién: Finanzas.
Verifica datos del cliente
Como es la primera factura, revisa todo: razón social, RFC, régimen, dirección. Errores aquí obligan a cancelar y reemitir.
Timbra
Sigue Timbrar factura con Carta Porte. El sistema valida antes de enviar al SAT.
Envía al cliente
Verifica que llegue al email de facturación capturado en el alta. Si el cliente reporta no recibirla, revisa Email Logs en configuración.
Registra recepción
Confirma con el cliente que recibió la factura y los datos están correctos. Si hay errores fiscales, cancela y reemite ahora — antes de que se cobre.
Fase 7 — Primera cobranza
Quién: Finanzas y Vendedor.
Da seguimiento al pago
Antes del vencimiento, el vendedor o el equipo de cobranza llama al cliente para confirmar fecha de pago.
Aplica el pago
Cuando tesorería confirma transferencia, sigue Registrar un pago.
Genera complemento si aplica
Si la factura es PPD, emite el complemento siguiendo Generar complemento de pago.
Checklist final del onboarding
Antes de considerar al cliente "completamente onboardeado":
- Constancia de Situación Fiscal recibida y archivada.
- RFC, régimen y dirección coinciden con la constancia.
- Retenciones (si aplican) configuradas.
- Email de facturación verificado (la primera factura llegó bien).
- Vendedor titular asignado.
- Customer service asignado.
- Al menos un operador asignado.
- Constancia fiscal cargada.
- Contrato o acuerdo comercial cargado.
- Documentos requeridos configurados (si aplican).
- Primer embarque entregado.
- Primera factura emitida y aceptada por SAT.
- Primera factura recibida y reconocida por el cliente.
- Primer pago aplicado.
- Complemento de pago emitido (si PPD).
Errores comunes en el onboarding
El cliente puede dar datos verbalmente que no coinciden con su CSF actualizada. Siempre pide la CSF y captura desde ahí.
Si el cliente retiene IVA o ISR y no lo configuras, las facturas saldrán sin retenciones y al cobrar habrá diferencia. Verifica con el cliente al alta.
Si todos los clientes nuevos terminan con el mismo vendedor, el sistema queda con sesgos. Distribuye con criterio.
Cuando hay disputas o auditorías, no tener la CSF documentada es un problema. Cárgala siempre.
Siguiente paso
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