Aprobar modificaciones de costo y gastos adicionales
Cómo aprobar o rechazar las solicitudes pendientes desde la bandeja centralizada del sistema.
Antes de empezar
Necesitas uno de estos permisos según el tipo de solicitud:
- Modificaciones de costo → permiso
embarques.aprobarCostos. - Gastos adicionales → permiso
embarques.aprobarGastos.
Estos permisos están normalmente en los roles Coordinador Operativo, Finanzas y Administrador.
El sistema no permite que apruebes tu propia solicitud, aunque tengas el permiso. Otra persona con el permiso debe revisarla.
Modificaciones de costo
Cuando un proveedor pide ajustar el costo pactado del embarque (cambio de precio, cambio de moneda, o ambos), un operador captura la solicitud y queda pendiente hasta que alguien la apruebe.
Cómo aprobar o rechazar
Abre la bandeja
Entra a Configuración → Modificaciones de Costo Pendientes. Verás la lista filtrada en Pendiente por defecto.
Filtra y busca
Usa el campo de búsqueda para filtrar por folio del embarque o solicitante. Cambia el filtro de estado a Aprobado o Rechazado si quieres consultar el histórico.
Revisa los detalles
Cada renglón muestra el embarque, el solicitante, el tipo de cambio (precio, moneda o ambos), el valor anterior y el valor nuevo.
Aprobar o rechazar
Pulsa Aprobar o Rechazar. Se abre un modal para que captures un comentario.
- Si apruebas: el cambio se aplica al embarque automáticamente, se recalculan márgenes y comisiones, y queda registrado en el historial del embarque.
- Si rechazas: el comentario se guarda como motivo y la solicitud queda cerrada.
Cambios de moneda
Cuando la solicitud cambia la moneda de facturación, además del precio:
Por ejemplo, de MXN a USD manteniendo el monto. Al aprobar, el comentario en historial registra: "Cambio de moneda de facturación: MXN → USD".
Por ejemplo, pasar de $50,000 MXN a $3,000 USD. Al aprobar, el historial registra ambos: nueva moneda y nuevo precio.
Gastos adicionales
Conceptos extra que no estaban en el costo original del embarque: maniobras, almacenaje, demoras, detenciones, falsos fletes, etc.
Cómo aprobar o rechazar
Abre la bandeja
Entra a Configuración → Gastos Adicionales Pendientes. Listado filtrado a Pendiente por defecto.
Filtra por tipo si quieres
Puedes filtrar por tipo de gasto (maniobras, almacenaje, etc.) o por embarque específico desde el buscador.
Revisa concepto y monto
Cada renglón muestra el embarque, el concepto, el proveedor que cobra el gasto, el tipo de servicio, el monto y la moneda. También quién lo registró.
Aprobar o rechazar
- Aprobar: el gasto se marca con tu usuario y la fecha de aprobación. Queda incluido en el costo total del embarque y entra a la pre-factura cuando se timbre.
- Rechazar: pide capturar motivo de rechazo (obligatorio para el rechazo).
Cualquiera de las dos acciones queda en el historial del embarque.
Buenas prácticas al aprobar
Si el gasto requiere comprobante (recibo de maniobra, ticket de almacenaje), revisa que esté adjunto al embarque antes de aprobar. Si no, rechaza y pide que lo suban.
Si el gasto se trasladará al cliente en la factura, asegúrate de que el cliente lo haya autorizado por escrito o que esté contemplado en el contrato.
Si tu organización tiene tarifas estándar para maniobras o almacenaje, compara el monto solicitado contra el catálogo. Discrepancias significativas merecen rechazo o aclaración.
El motivo de rechazo se le muestra al solicitante. Sé específico — "Falta foto de respaldo" o "Tarifa por encima del estándar" es mucho más útil que "No procede".
Cómo te enteras de pendientes nuevos
Cuando un operador captura una solicitud, los usuarios con el permiso correspondiente reciben una notificación en el centro de notificaciones. Filtra por tipo "Modificación de costo pendiente" o "Gasto adicional pendiente" para ver solo eso.
Histórico de aprobaciones
Toda decisión queda registrada en dos lugares:
| Lugar | Qué guarda |
|---|---|
| Historial del embarque | Acción (aprobado/rechazado), comentario, valor nuevo, usuario, fecha |
| Activity Log | Registro auditable a nivel sistema, consultable por administradores |
Esto permite reconstruir la historia completa de un embarque cuando hay disputas o auditorías internas.
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